チームで制作するときに使っているコミュニケーションツール

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フリーランスですが、ここ最近共同で制作することがあります。
プロジェクトにおける情報共有やコミュニケーションがすごく大事で、コミュニケーションツールもたくさんありますよね。
とは言え、どれを選択すればいいのかって結構むずかしいように思います。
そこで今回は、最近はこんなかんじでやってますよというのをご紹介。

なるべくメールは使わない

自分たちのやりとりにはメールを使わないようにしました。
メールを使ってて不便だと思うところが、このあたり。

  • 探すのが手間
    気づいたら、メールの件名と全然違う話になってることもあったりで結構大変
  • ccの入れ忘れ問題
  • 複数人になってくると、どうしてもごちゃごちゃしてくる
  • メールの数が多くなってくると、確認漏れが出てくる

作ったものを確認してもらったり、アイデアを考えたり、制作においてはやり取りが多いです。
お客さんのやりとりでメールだけという場合もありますが、メールだけのやりとりには限界があるように思います。

最近使ってるツール

いろいろ模索してみて、落ち着いたのがこのあたり。

  • LINE
  • サイボウズLive
  • Gメール
  • GoogleDrive
  • Skype
  • Pinterest

前提として書いておくと、一緒にやってる人は普段はwebのお仕事をしてない、グラフィックの人です。
web系の人の場合はまた別のツールを組み合わせた方がいいかもしれません。

web界隈だとSlackやChatworkなどが主流なので、はじめはそっちを進めてみましたが、結局なじめず…。
流れ的に、Slackを試してみたけど、generalって?randamって?いう風に、いろいろと文化が分からないこともあり、あまり使ってもらえず…。
次にChatworkを使ってみたのですが、いろんな議題をしたいときいちいち部屋を作るのが面倒ということになり、結果サイボウズLiveの掲示板だったら、やりとりがちゃんと続いた!という感じです。

あとは、普段使ってるLINEやFacebookの方が使いやすいという人もいるので、最初の方は無理に移行しなくてもいいのかなと思います。

また、Backlogはタスクを管理する面ではとても良いのですが、ガントチャートを使うとなると月1万程度かかるのに加え、初めての人にはちょっと入りづらいかなということで、試しにサイボウズLiveを使ってみることにしました。

ツールへの順応は人それぞれ

新しいツールを使っていくにあたり、すんなり入れる人と、そうでない人とで別れると思います。
苦手な人に無理やり進めたところで、その後全く使ってもらえないこともあります。
自分的にとっては、これがすごく便利だから…というよりは、機能は限られてるけど、これだったらまだ入りやすいんじゃないかな?という視点も、時には大事だなぁと思います。

使い分け

LINE

リアルタイムですぐに確認して欲しい場合や、簡単な連絡にはLINEを使ってます。

サイボウズLive

今まで使ったことがなかったのですが、スケジュールを共有するのに新しく使って見ることにしました。
機能的にはスケジュールと掲示板、ToDoリストをメインに使ってます。

スケジュール

打ち合わせの日を入力し、
・その日にすることのリスト
・準備していくもの
・当日の議事録
などを書いてます。

掲示板

企画やちょっとした雑談などは掲示板でしています。

ToDoリスト

タスクを登録し、そこにコメントでやりとりしてます。

便利なところ

絶対的なルールではないのですが、相手の書き込みをみたら、見たよという意味合いで「いいね」をするようにしてます。
メールだと、了解メールをいちいち出すんですが、ボタンひとつですむので便利。

Google Drive & Gmail

お客さんとのやりとりは、二人で共有できる用にGoogleアカウントをとってGmailでやりとりしてます。
各々のメールだとccに入れ忘れちゃうことがあるのと、GoogleDriveを使いたかったので、新しくアカウントをとりました。
(あまりwebに精通していない人だと、普段webの人が当たり前に使ってるサービスとかも登録してないことが多いので、それだったら、共有アカウントで自分が勝手に登録しておこうというのもあります。)

今の所、お客さんとの連絡は基本メールのみにしてますが、タスクなどが複雑になってきたら、そちらもサイボウズLiveにするかもです。

Skype

定期的に直で打ち合わせもしてますが、週1くらいの頻度でSkypeでの打ち合わせをしてます。
サイボウズLiveを見つつSkypeで話して、議事録はサイボウズLiveとっていくという感じです

Pinterest

参考サイトやデザインの共有に使っています。
あとはサイボウズでの掲示板でも画像共有できるのでそちらでもちょこっとやったり。
(今回は使ってないのですが、Evernoteも使いやすそうだなと思ったり。)

その他、タスク周りに関してはまだ課題があり、できればガントチャートで俯瞰してみたいなーというところ。
今は試しでTrelloを使って様子をみてます。

この他にも、いろいろやっていくうちに問題点がどんどんでてくると思うので、ツールについてはその都度、試して行こうと思います。

ツール以前のコミュニケーションの話

チームでやる以上、どうすればお互い円滑にコミュニケーションがとれるかが大事だと思ってます。
相手がしてくれたことに対し、当たり前とは思わずに感謝を伝えること。
大変そうであれば労うようにするなど。
実際にはまだまだできていない部分も多いのですが、なるべく相手への配慮は心がけるようにしてます。

また、Skypeのときは、本題に入る前に最近気になったものや、ふと思ったことなど、なにかしらの雑談したり、打ち合わせで会うときはなるべく、一緒に食事をするようにしてます。
一緒にごはんを食べたりとか、馴れ合いはちょっと…という人もいますが、チームでお仕事をする以上、普段から気軽に話せるような関係性を築いておくことが大事だと思ってます。

お仕事をしていくと、相手にはちょっと言いづらいこと(例えば締め切りに間に合わないですとか…)がいくつか出てくると思うのですが、そういうことが気軽に言い合える仲の方が、お互いストレスなく楽しく仕事ができるように思います。
(人見知りのコミュ症なので、最初の方は全然できないので、徐々にという感じはありますが…)

最後に

ツール選びは、メンバーや案件の性質にもよるのですが、自分はこんな感じですよーという一つの例で書いてみました。

ちなみに今回ブログを書くにあたって、参考になったのがこちら
チーム制作が苦手なアナタのための、一冊まるごと「チームで同人誌をつくる」を特集した『jadda+ Issue 2』

チーム制作で使ってるツールって正解は無くて、そのときの環境によると思います。
もし自分のところはこうしてるよーとか、おすすめのツールやノウハウなどがあれば、ぜひ教えてください。

中の人について

matsui
大阪でwebのお仕事をしています。
ブログでは最近学んだことや、勉強会に参加したことを書いてます。